2014年新年伊始，不少企业又开始在做新一年的IT规划，根据通往的经验，结合大数据、云计算等热门技术，笔者认为，今年企业的信息安全规划离不开文档的规范管理及文档的加密保护。

     那么在企业的信息化建设过程中，怎么才有实现信息的安全共享，实现信息化带来的巨大效益。企业不论是部署了OA也好，项目管理系统也好，ERP也好，都是为了能够实现内部资源的整合及信息的共享。在这过程中，有一项是不容忽视的，那就是电子文档。几乎所有企业都以电子文档的形式存放数据。那么文档的集中归档管理及加密保护就显得格外重要。上海弘软林超先生说，我们并不打算高谈阔论，仅仅从实际出发，给出几点建设性的建议。

     以下我们以弘软电子文档安全管理解决方案为例，来看看规范的企业是如何实现文档安全与管理。

一、实现文档共享，挖掘文档价值

     
    现状：在企业的每一台计算机中，或多或少的存放着一些有价值的文档。然而缺少共享就导致工作效率低下，经常有员工通宵达旦的整理一些原本已有的文档、标书等。

    方案：弘软文档管理系统，以集中，高效的管理思路，将重要的电子文档集中存储。在文档管理系统中，可以按文件类别，发布时间，安全等级等进行归类管理。 在企业外部同样可以通过B/S界面进行访问查看。使得员工不论是在单位、出差办公等，均可以快捷的从文档服务器获取所需的资料，实现资源的有效整合，大大提升工作效率。

二、规范打印管理，预防过度浪费

    现状：企业内部打印机打印无节制，浪费纸张是小事，但是通过打印机泄密已经越来越成为企业信息安全的隐患。

    方案：结合弘软打印审计系统，能够对企业内部计算机所的打印进行授权及审计，可否打印，打印者，打印时间，内容均有记录，并且可以强制打印加防盗水印。通过对打印机的规范管理，使企业的文档安全进一步提升。

三、权限划分明确，事事有据可查

    现状：文档操作访问不明确，经常存在越权查看及过失删除等现象，一来引起内部泄密，二来导致资源流失。

    方案：弘软文档安全管理方案提供了全面的文档操作权限及操作审计。全方位的对每一份文件，每一个人的操作进行记录，对删除的文档进行限制删除或集中备份。防止识操作而引起的文档丢失。同时避免内部相互推脱的现象发生。

四、强制透明加密，确保万无一失

    现状：移动存储设备及网盘的普及，企业不论是否触网，均容易产生电子文档外泄的现像。电子文档的可复制性使得泄密更加隐蔽。

    方案：采用弘软加密软件，能够强制自动加密计算机文档，经过透明加密处理的文档，可以限制使用环境，在企业内部能够无感知正常使用，不论是通过U盘拷贝还是网络传送，一旦文档离开了企业办公场所，将无法打开。配合文档外发控制技术，对需要外发的文档防止二次泄密。这样既保证了文档的沟通需求，又保障了安全。

    电子文档越发成为企业不可忽视的核心无形资产，充分挖掘电子文档的价值，又保障文档的安全是企业下一步信息化建设的重点。

    版权声明：本文由上海弘软（HUORO.COM）原创发布，转载请注明出处。